Die SWOT-Analyse als Methode im Karriere-Coaching

Mit Klarheit und Struktur den beruflichen Perspektivwechsel schaffen! Die SWOT-Analyse ist eine bewährte Methode in der strategischen Entwicklung von Organisationen. Im Karriere-Coaching kann sie dabei helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Stefan Pinter, INQUA Karriere-Coach in Potsdam, berichtet aus seiner Praxis von der Wirksamkeit des Analyse-Instruments. Als Karriere-Coach mag ich persönlich Werkzeuge, die ein strukturiertes Erfassen von ungeordneten Informationen ermöglichen. Seit einigen Jahren setze ich daher in der Arbeit mit meinen Klient*innen immer wieder die SWOT-Analyse ein. Die vorgegebene Struktur entspannt Coach und Coachee gleichermaßen, weil sie uns beiden Orientierung gibt. Die neu hergestellte Ordnung klärt vieles und hilft, Fragen schnell zu beantworten. Der Coachee kann schließlich seine Entscheidungen leichter treffen. Die SWOT-Analyse stammt aus der strategischen Planung von Organisationen und dient dem Erfassen interner Stärken und Schwächen (engl. Strengths, Weaknesses) sowie externer Möglichkeiten und Bedrohungen (engl. Opportunities, Threats). Der springende Punkt dabei ist das Analysieren der Beziehungen zwischen den einzelnen Matrixfeldern. Im Idealfall fördert die SWOT-Analyse die optimale Nutzung von Stärken und die Minimierung von potenziellen Risiken. Eine lohnende Sache – auch bei der beruflichen Neuorientierung.

Mit der SWOT-Analyse die Karriere optimal ausrichten

Dieses Analyse-Instrument lässt sich sehr gut auch auf die Arbeit mit Klient*innen im Einzelcoaching übertragen. Ich habe SWOT-Analysen schon zu den verschiedensten Themen und Anlässen im Coaching durchgeführt. Besonders geeignet ist diese Methode, wenn wichtige Weichenstellungen in der Karriere vorbereitet werden müssen. Hier einige Beispielanliegen von Klient*innen aus meiner Praxis:

• Bin ich eine Beraterpersönlichkeit?
• Wie chancenreich ist eine berufliche Selbstständigkeit als Mediator:in?
• Wie positioniere ich mich als über 50-Jährige*r auf dem Arbeitsmarkt?
• Wie realistisch ist die berufliche Option „Business Development Manager“?
• Wie sieht eine erfolgreiche berufliche Strategie aus, die berücksichtigt, dass ich mit meinen Kräften haushalten muss?
• Werde ich mit meinem Produkt / meiner Dienstleistung am Markt Erfolg haben?
• Ich als „Marke“?

Wann ist eine SWOT-Analyse im Coaching sinnvoll?

Die Methode ist besonders für Klient*innen geeignet, die ihren Reflexionsprozess in eine strukturierte Form bringen möchten. Meist sind vor einer wichtigen Entscheidung so viele Einflüsse und Informationen auf eine ungeordnete, chaotische Weise präsent, die zu Grübeln, Stress und Gedankenschleifen führt. Eine gefühlte Entscheidungsunfähigkeit ist häufig die Konsequenz. Auch kann dieser Zustand dazu führen, dass eine bestimmte Entscheidung bevorzugt wird, ohne dass wesentliche Risiken betrachtet werden. Oder eine möglicherweise aussichtsreiche Alternative wird vorschnell verworfen. Mit der SWOT-Analyse haben wir ein Verfahren an der Hand, das uns hilft einen strukturierten Blick auf die Optionen zu werfen. Die SWOT-Methode führe ich gerne am Flipchart durch oder im Online-Coaching mithilfe einer freigegebenen Word-Datei. Dabei lege ich zunächst eine Vierfelder-Matrix an, bei der auf der linken Seite die internen Stärken und Schwächen und auf der rechten Seite die externen Möglichkeiten und Bedrohungen erfasst werden.

Schritt 1: Reflexion und Brainstorming

Ich beginne die SWOT-Analyse damit, dass ich eine ganz offensichtliche Stärke erfasse und meine Klient*innen dann bitte, ungefiltert laut zu denken und so weitere Ideen hinzuzufügen. Dabei lässt sich auch gut auf der INQUA Methode High Profiling^® mit ihrem strukturierten Kompetenzprofil aufbauen, das viele Informationen über vorhandene Kompetenzen liefert. Die Ergebnisse ordne ich den passenden Feldern zu. Dabei lasse ich meinen Klient*innen Zeit und vermittle ihnen Zuversicht, dass sich die Matrix schon füllen wird. Wir wertschätzen auch Schwächen und Bedrohungen als im Sinne des Instruments wichtige Inhalte. Und ich stelle neugierige Fragen oder biete Hypothesen an. Da die Zuordnung zu den Feldern nicht immer leicht ist, ist es notwendig genau zu sein, manchmal auch kritisch nachzufragen und Phasen des Nachdenkens geduldig zu erleben. Als Coach halte ich diesen Reflexionsprozess positiv und ohne Energieverlust am Laufen. Die Reflexion während einer SWOT-Analyse ist ein Interaktionsprozess auf Augenhöhe,

• der ein gemeinsames Verständnis vieler Sachverhalte ermöglicht;
• der viele neue Fragen anstößt, die im weiteren Verlauf des Coachingprozesses bearbeitet werden können;
• der die Arbeits- und Vertrauensbeziehung zwischen Coach und Klient*in stärkt.

Schritt 2: Auswertung und Analyse

Im nächsten Schritt spielen wir mögliche Kombinationen durch, um Stärken zu optimieren, mit Schwächen umzugehen, Möglichkeiten zu nutzen und Bedrohungen zu minimieren. Dazu werden beispielsweise Schwächen und Stärken miteinander in Beziehung gesetzt, um eine Antwort auf die Frage zu finden: Welche Stärken gleichen meine Schwäche aus? Ein großes Potenzial der SWOT-Analyse besteht in dieser Phase darin, dass sehr viel Material für die wichtigen strategischen Fragen zusammengetragen wird. Wenn der Schritt der Erfassung gut gelingt, werden zahlreiche weiterführende Antworten möglich.

Schritt 3: Transfer und Abschluss

Im abschließenden Schritt des Analyse-Prozesses werden die Ergebnisse transferiert, um zum Beispiel ein Anschreiben für eine offene Stelle prägnanter zu formulieren, um eine Präsentation oder ein Bewerbungsgespräch vorzubereiten oder um einen Businessplan zu schreiben. Die SWOT-Analyse bereitet somit den Einsatz weiterer Tools im Karriere-Coaching vor und bildet die Grundlage von Aufgaben und Experimenten, die zwischen Coach und Klient*in vereinbart werden.

Praxis-Beispiel einer SWOT-Analyse: Business Development Managerin als berufliche Option

Eine Klientin hatte kürzlich mehrere aussichtsreiche berufliche Optionen identifiziert. Für jede dieser Möglichkeiten haben wir zunächst herausgearbeitet, worum es bei dieser Funktion im Kern geht, welche Aufgaben damit verbunden sind und welches Handwerkszeug sie dazu einsetzen muss. Diese Informationen waren für die Klientin außerordentlich hilfreich, um eine Entscheidung zu treffen, mit welcher Option sie sich gerne weiter beschäftigen wollte. Im Ergebnis dieser Reflexion reagierte sie spontan positiv auf die Option „Business Development Managerin“. Für das weitere Vorgehen schlug ich ihr eine SWOT-Analyse vor.

Schritt 1: Reflexion und Brainstorming

Im ersten Schritt sammelten wir gemeinsam in etwa 30 Minuten die folgenden Informationen:

INTERN	EXTERN
Stärken	Möglichkeiten
Begeisterung: Motivationsfähigkeit	Selbstständigkeit ist möglich
Teamfähigkeit	Arbeitsmarkt für Business Development Management wächst (Zahl von Stellenangeboten)
Ausdauer / Durchhaltevermögen	Internationalisierung der Wirtschaft
Analytisches Denken, insb. bei schwierigen Problemen	Gutes Verständnis (Wissen) über Wirtschaft und Gesellschaft wird wertgeschätzt
Kreativität	Verbindung von Analyse und Kreativität ist wichtig
Selbstständigkeit und Eigenverantwortung	Start-ups sowie mittelgroße und große Unternehmen mit Wachstumspotenzial als potenzielle Arbeitgeber
Multitasking
Strategisches Denken
Internationalität
Fachkenntnisse Marketing (online und offline: Suchmaschinen, Wissensmanagement, Kommunikationsmanagement, Datenanalyse)
Fachkenntnisse Vertrieb (Kundenmanagement, realistische Ziele setzen und erreichen, Produktwissen, Motivation)
Schwächen	Bedrohungen
Leicht ablenkbar bei Monotonie und Routine	Business Development Management erfordert umfassendes Wissen
Ungeduld mit Menschen	Coronabedingt gibt es nur wenige Stellen („Durststrecke“)
Arbeitsteilung und Delegieren	Bewerber*innen mit einem anderen Profil haben mehr Reputation / Erfolg im Markt
Multitasking – fehlender Fokus	Langjährige Berufserfahrung in Deutschland wird vorausgesetzt
SQL (Datenanalyse)	Business Development Management umfasst lange (2–3 Jahre) Routineprozesse
Berufserfahrung in Deutschland
Ehrlichkeit und Direktheit
Schriftlicher Ausdruck auf Deutsch
„nur“ Fachkenntnisse in Marketing und auf Deutsch
Aktuell nicht beschäftigt (kein Job)

Beim Erfassen der SWOT-Informationen stellten wir Hypothesen auf, die wir später überprüft haben. Dabei ordneten wir die Hypothese “Bewerber:innen mit einem anderen Profil haben mehr Reputation im Markt” den Bedrohungen zu. Dies führte die Klientin zu der Aufgabe, bei Netzwerk-Portalen wie Xing und LinkedIn die Profile von Business Development Manager:innen zu recherchieren und die Hypothese durch Gespräche mit Insider:innen zu überprüfen. Die Phase des Erfassens ist in erster Linie ein Brainstorming, bei dem alle Ideen zunächst wertfrei erfasst werden. Im Beispiel haben wir die Fähigkeit meiner Klientin, in kurzer Zeit viele Aufgaben organisieren zu können (Multitasking), als Stärke UND als Schwäche (leichte Ablenkbarkeit, fehlender Fokus) erfasst. Die qualitative Beurteilung wurde zurückgestellt. Wichtig ist in dieser Phase, ein vorschnelles Bewerten oder Abwerten von Ideen zu vermeiden. Wichtig ist auch, sowohl interne von externen Faktoren als auch Stärken von Schwächen und Möglichkeiten von Bedrohungen richtig abzugrenzen und genau zu definieren. Diese Zuordnung kann durchaus sehr dynamisch sein. Fachkenntnisse meiner Klientin in Marketing und Vertrieb etwa können gleichermaßen Stärke, Möglichkeit ODER eine Bedrohung sein. Spezielle Kompetenzen sind dann eine Stärke UND eine Möglichkeit, wenn der Arbeitsmarkt beziehungsweise Personalverantwortliche in Unternehmen sie hoch bewerten. Wenn dagegen Generalisten mit umfassenden Kenntnissen aller betrieblichen Bereiche gesucht werden, dann wird die vermeintliche Stärke als einseitige Spezialisierung bewertet und damit zu einer Bedrohung. In der Phase der Erfassung zeigen sich solche interessanten Zusammenhänge, die sich später ausführlich weiterbearbeiten lassen. Die erfassten externen Faktoren können auf zweierlei Weise die Entscheidung für eine Option beeinflussen: So eröffnet die Option Business Development Managerin möglichweise die Chance auf eine Karriere in einem Großunternehmen. Hier richtet sich der Blick also auf die Zukunft. Genauso können aber auch Sachverhalte zum aktuellen Zeitpunkt die Erfolgsaussichten der Option beeinflussen. Hier ist also die Perspektive des Status Quo ausschlaggebend.

Schritt 2: Auswertung und Analyse

In der Auswertung sprach ich mit meiner Klientin die auf den ersten Blick sichtbaren Beziehungen an (Profil – vom Markt gewünschtes Profil; Internationalität – Internationalisierung; Ablehnung von Routine – Dauer von Business-Development-Prozessen; etc.). Daraus leiteten sich erste Fragen ab:

• Welche Bewerber:innen-Profile für das Business Development Management sind im Markt gefragt (Spezialisten oder Generalisten)?
• Wo ist mein Platz im Markt mit meinem Profil?
• Wie kann ich fachliche Defizite ausgleichen?

Es ist nicht unbedingt notwendig, die Beziehungen zwischen den vier Perspektiven umfassend zu analysieren. Die Auswertung der SWOT passen wir flexibel an die verfügbare Zeit und Motivation des Coachees an.

Schritt 3: Transfer und Abschluss

Im Verlauf der Analyse traten die Themen Bewerber:innen-Profil sowie Bewerbungsstrategie als Herausforderungen für den weiteren Coaching-Prozess in den Vordergrund. So konnten wir die Kompetenzen und Erfahrungen der Bewerberin als Marketingmanagerin und im Vertrieb nutzen und eine Analogie zwischen Bewerber:innen-Profil und Markenbildung herausarbeiten. Die Aufgabe für die Klientin bestand nun darin, ihre Fachkompetenzen auf die eigene Markenbildung im Bewerbungsprozess anzuwenden. Wir formulierten folgende Fragen und machten sie zugleich zum Programm für die weitere Bewerbungsstrategie:

• Welche Marke (Profil als Business Development Managerin) will ich entwickeln?
• Wie kann ich die Marke / das Profil entwickeln?
• Wer ist an meinem Profil interessiert (Nachfrageseite)?
• Wie finde ich potenzielle Kund*innen (meiner Marke)?
• Wie erreiche ich Aufmerksamkeit und Interesse?
• Wen rufe ich heute an?

Mit Aha-Momenten zu neuen Karriere-Perspektiven

Die Klientin aus meinem Beispiel hat sich übrigens schließlich gegen den Job als Business Development Managerin entschieden. Stattdessen bewarb sie sich erfolgreich auf eine Position als Vertriebsmanagerin in einer für sie sehr spannenden Branche. Rückgemeldet hat sie mir aber, dass die SWOT-Analyse ihr wichtige Erkenntnisse über ihre Positionierung im Bewerber:innenmarkt vermittelt hat. Darüber hinaus habe die Analyse sie motiviert und ermutigt, sich im Bewusstsein ihrer Kompetenzen und Möglichkeiten auf anspruchsvollere Positionen zu bewerben. Die SWOT-Analyse löst oft solche Aha-Momente aus. Klient*innen erkennen klarer, dass sie mit Schwächen und Bedrohungen umgehen und sie managen können. Dies hat selbstverständlich positive Konsequenzen für die Bewertung einer beruflichen Option insgesamt. Als Coach habe ich noch nicht eine einzige SWOT-Analyse als zäh oder gar ohne Ertrag erlebt. Im Gegenteil: Das gemeinsame Reflektieren, Auswerten und Transferieren macht mir und dem Coachee stets großen Spaß. Belohnt werden wir mit dem Gefühl – das erhalte ich regelmäßig auch als Feedback – Wir haben da wirklich ein gutes Ergebnis erreicht, mit dem wir gewinnbringend weiterarbeiten können.

Unser Autor Stefan Pinter unterstützt Sie mit einem INQUA Karriere-Coaching in Potsdam. 

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Fotos: Bibigon, iStock | chase4concept, Adobe Stock | Titelfoto und Porträt: Matthias Baumbach